Dokumenty

W celu ustalenia listy dokumentów właściwych w Państwa konkretnej sprawie – zalecamy kontakt z Kancelarią.

Dokumenty, które Notariusz uzna za wymagane do czynności notarialnej powinny zostać dostarczone do Kancelarii w oryginale, najpóźniej przy podpisywaniu umowy.

W celu przygotowania projektu aktu notarialnego prosimy o dostarczenie kserokopii dokumentów bądź nadesłanie skanów / zdjęć dokumentów drogą mailową odpowiednio wcześniej.

Po zapoznaniu się przez Notariusza z przedstawionymi dokumentami oraz konkretnym stanem faktycznym zostaną Państwo poinformowani czy jest potrzeba uzyskania dodatkowych dokumentów niezbędnych do dokonania zamierzonej czynności notarialnej.

Do przeprowadzenia czynności zawsze należy okazać / podać:

dokument tożsamości

dowód osobisty, paszport lub karta pobytu

w przypadku firm

numer KRS, NIP, REGON, umowa / statut spółki osobowej / kapitałowej

wartość rynkową przedmiotu czynności

Poniżej wymieniono najczęściej wymagane dokumenty /gwiazdką* oznaczono dokumenty opcjonalne; ich zakres może ulec zmianie w zależności od stanu prawnego/:

SPRZEDAŻ / DAROWIZNA / DZIAŁ SPADKU / ZNIESIENIE WSPÓŁWŁASNOŚCI - nieruchomości gruntowej działki (zabudowanej lub niezabudowanej):
  1. numer księgi wieczystej
  2. podstawa nabycia nieruchomości przez właściciela (wypis aktu notarialnego, akt własności ziemi lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku bądź wypis aktu poświadczenia dziedziczenia) – do okazania
  3. aktualny wypis z rejestru gruntów nie starszy niż 3 miesiące, z klauzulą, że jest przeznaczony do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje Starostwo Powiatowe albo Urząd Miasta na prawach powiatu, Wydział Geodezji)
  4. zaświadczenie z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu działki w planie (lub zaświadczenie, z którego wynika, że na terenie gdzie położona jest działka nie ma obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego) albo decyzja o warunkach zabudowy (wydaje Urząd Gminy/Miasta); /nie zawsze wymagane – do konsultacji z Notariuszem/
  5. zaświadczenie dotyczące rewitalizacji, z którego wynika czy nieruchomość jest/nie jest położona na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (konieczne tylko w przypadku, gdy informacji o tym nie ma w zaświadczeniu z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego ad 4/; wydaje Urząd Gminy/Miasta); wymagane do umowy sprzedaży
  6. zaświadczenie „o lasach”, z którego m. in. wynika, czy grunt nie jest objęty uproszczonym planem urządzenia lasu jak też decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje Starostwo Powiatowe); /nie zawsze wymagane – do konsultacji z Notariuszem/
  7. * w przypadku gdy przedmiotem umowy ma być jedna z kilku lub niektóre działki objęte jedną księgą wieczystą – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla działki/działek odłączanych z księgi wieczystej z klauzulą, z której wynika, że są przeznaczone do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje Starostwo Powiatowe albo Urząd Miasta na prawach powiatu, Wydział Geodezji)
  8. w przypadku podziału działki – mapa z projektem podziału oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca ten podział z klauzulą o przyjęciu do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego (geodeta, Urząd Gminy/Miasta) oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla działek powstałych z podziału z klauzulą, z której wynika, że są przeznaczone do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje Starostwo Powiatowe albo Urząd Miasta na prawach powiatu, Wydział Geodezji)
  9. * w przypadku gdy podstawą nabycia nieruchomości przez właściciela były: darowizna, nieodpłatne zniesienie współwłasności (od 1 stycznia 2007 r.), dziedziczenie lub zasiedzenie (bez względu na datę) – zaświadczenie z Urzędu Skarbowego, z którego treści będzie wynikać, że nabycie jest zwolnione od podatku, bądź że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia
  10. w przypadku konieczności ustalenia dostępu działki do drogi publicznej – kopia mapy ewidencyjnej (wydaje Starostwo Powiatowe albo Urząd Miasta na prawach powiatu, Wydział Geodezji)
SPRZEDAŻ, DAROWIZNA, ZAMIANA, ZNIESIENIE WSPÓŁWŁASNOŚCI LOKALU MIESZKALNEGO LUB LOKALU O INNYM PRZEZNACZENIU (GARAŻU) STANOWIĄCYCH ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ
  1. numer księgi wieczystej
  2. podstawa nabycia nieruchomości przez właściciela (wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku bądź wypis aktu poświadczenia dziedziczenia) – do okazania
  3. * w niektórych przypadkach do umowy sprzedaży – zaświadczenie dotyczące rewitalizacji, z którego wynika czy nieruchomość nie jest położona na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje Urząd Gminy/Miasta)
SPRZEDAŻ, DAROWIZNA, ZAMIANA, ZNIESIENIE WSPÓŁWŁASNOŚCI SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU MIESZKALNEGO LUB O INNYM PRZEZNACZENIU
  1. numer księgi wieczystej, jeżeli jest prowadzona
  2. podstawa nabycia prawa przez właściciela (wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku bądź wypis aktu poświadczenia dziedziczenia) – do okazania
  3. zaświadczenie ze Spółdzielni o stanie prawnym lokalu zawierające informację o powierzchni lokalu, z ilu składa się izb, usytuowaniu lokalu w budynku, niezaleganiu/zaleganiu z opłatami na rzecz Spółdzielni, z zaświadczenia musi wynikać czy Spółdzielnia ma uregulowane prawo do gruntu, na którym znajduje się budynek (z adnotacją, że zaświadczenie zostało wydane w celu przedłożenia w kancelarii notarialnej)
POŚWIADCZENIE DZIEDZICZENIA
  1. odpis skrócony aktu zgonu zmarłego
  2. numer PESEL zmarłego (zaświadczenie o numerze PESEL wydane przez organ Gminy prowadzący ewidencję ludności lub stary dowód osobisty)
  3. * wszystkie testamenty zmarłego, jeżeli były sporządzone
  4. akt małżeństwa zmarłego, w przypadku gdy pozostawał w związku małżeńskim w dacie śmierci
  5. akty urodzenia dzieci zmarłego, a w przypadku osób pozostających w związkach małżeńskich, które zmieniły nazwiska – ich akty małżeństwa
  6. numery ksiąg wieczystych, prowadzonych dla nieruchomości wchodzących w skład spadku po spadkodawcy
  7. * oświadczenia o przyjęciu bądź odrzuceniu spadku, jeżeli były składane
TESTAMENT
  1. dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia, miejsce urodzenia)
  2. dane osoby/osób powoływanych do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia)
  3. w przypadku zapisu windykacyjnego, dane dotyczące przedmiotu zapisu – nr księgi wieczystej nieruchomości, położenie nieruchomości
UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. rozdzielność/intercyza)
  1. odpis skrócony aktu małżeństwa
  2. dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego, paszportu lub karty pobytu, PESEL, adres zamieszkania)

W przypadku zawierania umowy majątkowej (intercyzy) przed zawarciem związku małżeńskiego należy okazać jedynie dowody osobiste, paszporty lub karty pobytu.

PEŁNOMOCNICTWO DO SPRZEDAŻY NIERUCHOMOŚCI
  1. dane z dowodu osobistego mocodawcy, paszportu lub karty pobytu (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania), w przypadku firm – numer KRS, REGON, NIP, umowa/statut spółki osobowej/kapitałowej
  2. dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL)
  3. numer księgi wieczystej (jeżeli jest założona)
PODDANIE SIĘ EGZEKUCJI NA PODSTAWIE ART. 777 § 1 PKT 4 i 5 K.P.C (rygor egzekucji)
  1. umowa, z której wynika obowiązek poddania się egzekucji (np. dzierżawy, najmu, kredytu, pożyczki) oraz z której wynika kwota poddania się egzekucji bądź opis rzeczy podlegającej wydaniu, termin wykonania obowiązku lub zdarzenie, od którego uzależnione jest wykonanie (bądź termin do którego wierzyciel może wystąpić o nadanie klauzuli wykonalności w przypadku art. 777§ 1 pkt 5 k.p.c)
  2. dane z dowodów osobistych, paszportów lub kart pobytu osób poddających się egzekucji (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania)
UMOWA/STATUT SPÓŁKI
  1. nazwę spółki, jej siedzibę, przedmiot działalności – nr PKD, wysokość kapitału zakładowego, sposób reprezentacji oraz inne postanowienia umowy/statutu spółki
  2. dane wspólników – imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego, paszportu lub karty pobytu, PESEL, adres zamieszkania; a w przypadku wspólników będących osobami prawnymi lub spółkami osobowymi prawa handlowego nr KRS, NIP, REGON

Kancelaria oferuje pomoc w skonstruowaniu pełnego tekstu umowy spółki.

DOKUMENTY DODATKOWE
Na życzenie nabywcy:

  • zaświadczenie, że w budynku/lokalu nikt nie jest zameldowany (wydane przez Urząd Gminy/Miasta)
  • zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach eksploatacyjnych (Wspólnota mieszkaniowa / Spółdzielnia) i publicznoprawnych – podatku od nieruchomości, opłatach za wieczyste użytkowanie gruntu (wydane przez Urząd Gminy/Miasta)
  • świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynku mieszkalnego / lokalu nie starsze niż 10 lat – jeżeli zbywca posiada to świadectwo

Jeśli zakup jest finansowany ze środków pochodzących z kredytu:

  • oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu i zabezpieczeniu hipoteką
  • umowa kredytu – do okazania

**Jeśli następuje nabycie nieruchomości rolnej w oparciu o przepisy ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego konieczne są dokumenty, z których wynika, że nabywca ma status rolnika indywidualnego w rozumieniu tej ustawy i są to co do zasady:

    • oświadczenie o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego z podaniem czasu jego prowadzenia oraz z podaniem powierzchni użytków rolnych poświadczone przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta).
    • zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały
    • świadectwo/dyplom ukończenia szkoły

**zakres dokumentów, których konieczność przedłożenia wynika z ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego należy uzgodnić wcześniej z Notariuszem.